Privacyverklaring
Met ingang van 25 mei 2018 geldt in de gehele EU een nieuwe data- en privacywetgeving, General Data Protection Regulation (GDPR). Deze staat in Nederland bekend als Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De Wet Bescherming persoonsgegevens (WBP) komt hiermee te vervallen.
In het kader van de AVG is deze privacyverklaring op de website geplaatst. Wanneer u in deze praktijk een therapie- of coaching-traject aangaat, verklaart u dat u op de hoogte bent van de tekst op deze pagina, en hiermee akkoord gaat.
AVG in deze praktijk – de hoofdlijnen
• De therapiepraktijk
In mijn praktijk worden door mij diverse persoonsgegevens van u verwerkt. Deze noodzakelijkheid heeft tot doel om de therapeutische behandeling, dossierverplichting en de financiële afhandeling correct te laten verlopen.
Er worden in principe géén persoonsgegevens of persoonlijke gegevens voor andere doeleinden dan genoemde verwerkt of uitgewisseld met derden.
Uw gegevens zijn goed beveiligd tegen onbevoegde toegang.
Uw gegevens kennen een wettelijk bewaartermijn van 15 jaar.
• U als betrokkene heeft het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden. Ook heeft u recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).
U bepaalt of en zo ja welke informatie aan derden kan worden doorgegeven
AVG in deze praktijk – nader uitgewerkt
1. Uw persoonsgegevens in mijn administratie.
2. Uw persoonlijke gegevens in een dossier.
3. Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.
4. Uw gegevens op de nota.
5. Privacy in de correspondentie.
6. Privacy aan de voordeur.
7. Privacy in de wachtkamer.
8. Privacy in de spreekkamer.
9. Beveiliging digitale gegevens.
1. Uw persoonsgegevens in onze administratie
• Ik ben verplicht om vast te stellen dat de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijke identiteit. Daartoe toont u mij uw ID-kaart, paspoort of rijbewijs.
• Om voor (gedeeltelijke) vergoeding door uw ziektekostenverzekering in aanmerking te komen worden er op uw nota uw persoonsgegevens vermeld.. Dit is de reden waarom ik deze gegevens bij u opvraag.
• Uw persoonsgegevens staan in uw dossier (zie punt 2).
• Een kopie van elke nota wordt opgeslagen in een beveiligde computer (zie punt 9, beveiliging digitale gegevens), die niet op een netwerk is aangesloten.
2. Uw persoonlijke gegevens in een dossier
• Ik ben door de beroepsorganisaties, zorgverzekeringen en wetgeving verplicht een registratie en dossier bij te houden van uw persoonsgegevens en uw persoonlijke gegevens.
• Dit dossier bevat een schriftelijke behandelovereenkomst alsmede de persoonlijke, handgeschreven aantekeningen van elke sessie door de therapeut. De handgeschreven werkaantekeningen worden bewaard in een afsluitbare kast in praktijkruimte van de therapeut. Deze behandelovereenkomst wordt gezamenlijk opgesteld en door beiden ondertekend en kunt u altijd inzien. De werk-aantekeningen kunnen niet worden ingezien door de cliënt. • Bij minderjarigen vraag ik in de behandelovereenkomst schriftelijk toestemming aan de ouders.
• Uw dossier kent een wettelijk bewaartermijn van 15 jaar (vanaf de laatste behandeling).
• U heeft recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad en dit past binnen “goed hulpverlenerschap” ).
• Als therapeut heb ik te maken met het beroepsgeheim en zal ik zorgvuldig en vertrouwelijk omgaan met uw dossier. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens, die bij het uitoefenen van het beroep bekend raken. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd. Slechts pas na uw schriftelijke toestemming kunnen bepaalde gegevens met derden gedeeld worden.
• U bepaalt zelf of het verstandig is of informatie uit het dossier aan derden kan worden doorgegeven. Over de wenselijkheid daarvan kunt u hulp en advies inwinnen bij uw therapeut. • Bij waarneming (bij vakantie of ziekte) vraag ik mondeling toestemming om gegevens uit u dossier te mogen overdragen aan degene die mij vervangt.
• Er bestaan situaties waarin het beroepsgeheim kan worden doorbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.
3. Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.
• U rekent elke sessie per keer af. Een betaling met contant geld: uw naam raakt niet bekend. Desgewenst ontvangt u wel een nota voor uw administratie.
• Een betaling via een (eenmalige) overschrijving per bank vermeldt uiteraard wél uw naam op mijn afschriften en on-line bankgegevens, anders zou niet vast te stellen zijn wie geld heeft overgemaakt. Onze boekhouder kan hierdoor uw (achter-)naam in de financiële administratie tegenkomen. Daartoe heb ik met haar een verwerkingsovereenkomst gesloten die waarborgt dat de gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Dit geldt tevens voor de belastingdienst in dit geval.
4. Uw gegevens op de nota
• Voor elke sessie ontvangt u een nota. Wilt u in aanmerking komen voor een (gedeeltelijke) vergoeding van de behandeling, dan wil uw ziektekostenverzekering een aantal gegevens van u op de nota terugzien wanneer u deze aanlevert. Dat is de reden waarom ik daarop niet alleen uw naam en adres vermeldt, maar ook uw geboortedatum, Wanneer u uw nota indient bij uw zorgverzekeraar raakt het vragen van hulp (de verrichting) bekend. De inhoud van de behandeling raakt niet bekend, in het kader van het beroepsgeheim wordt hier niet over gecommuniceerd met de vergoedende instantie.
• Wanneer uw werkgever de nota betaalt, dan raakt uw naam en de datum van uw bezoek aan de praktijk bekend, maar ook hier geldt dat op de inhoud van de gesprekken beroepsgeheim rust, en dus nooit opvraagbaar is door de betalende partij.
• Een nota voor personal coaching bevat uitsluitend de gegevens die u of uw bedrijf daar op vermeld wilt zien, maar geen inhoudelijke informatie over de behandeling.
• U kunt aangeven of u de nota uitgeprint overhandigd wenst te ontvangen, of dat u deze in PDF via de mail wilt ontvangen.
• 5. Privacy in de correspondentie
• E-mails over algemene zaken als datum, bevestiging of wijziging van een afspraak kun u mailen naar mariejanvanoort@gmail.com Ik adviseer u geen persoonlijke gegevens te mailen. U kunt mij telefonisch benaderen voor meer toelichting.
• Wanneer u toch persoonlijke gegevens naar het standaard mailadres van de praktijk stuurt, dan wordt uw mail met persoonlijke inhoud uitgeprint en uit het mailprogramma (ook online) verwijderd.
• Schriftelijke correspondentie via PostNL wordt in de brievenbus van de praktijk ontvangen. Deze wordt geleegd door mijzelf.
6. Privacy in de wachtkamer
• Wij kunnen niet inschatten of u in de gang of in de wachtkamer iemand tegenkomt die u kent.
Mocht u dit uit oogpunt van uw privacy vervelend vinden, dan kunt u dit bij mij aangeven. Ik zal dan mijn uiterste best doen uw afspraak in te plannen op een tijdstip waarop er geen andere bezoekers in de praktijk zijn. Ik kan daar echter geen enkele aansprakelijkheid voor nemen.
8. Privacy in de spreekkamer.
• Als therapeut heb ik zwijgplicht, het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens van derden, die iemand bij het uitoefenen van zijn beroep te weten is gekomen. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd.
• Soms wordt het beroepsgeheim verbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.
• Er worden geen geluids- of video opnames gemaakt in de spreekkamer. Niet door de therapeut, maar ook niet door de cliënt.
9. Beveiliging digitale gegevens.
• Beveiliging website: Ik heb de website beveiligd. Voor het aanmelden voor de nieuwsbrief moet u uw naam en mailadres opgeven. Met mijn websitebeheerder en mailchimp heb ik verwerkersovereenkomsten gesloten die misbruik van uw gegevens tegengaan.
• Onze WiFi verbinding wordt niet gedeeld met cliënten of andere bezoekers. Ook alle apparatuur (computer, scanner, printer) zijn met degelijke wachtwoorden beveiligd.
• Er worden in deze praktijk geen digitale beeld- of geluidsopnamen gemaakt of opgeslagen. Niet door de therapeut, maar ook niet door de cliënt. Uitzonderingen zijn eventueel mogelijk, maar dienen schriftelijk vastgelegd te worden in een document met handtekening. Dit document wordt opgeslagen in het cliëntendossier.
